Una scheda di formazione che si legge bene in un mercato spesso fallisce in un altro, e il fallimento raramente riguarda gli esercizi. Riguarda le parole scelte per i componenti, le unità stampate accanto e disegni realizzati per un solo lettore. Quando lo stesso insieme di illustrazioni dei movimenti deve servire distributori e personale di studio in sei paesi, la localizzazione non si può aggiungere alla fine del progetto. È una decisione di produzione, presa prima dell'approvazione del primo disegno.
Questo articolo descrive come organizzare un insieme di materiali di formazione post-vendita perché regga sei lingue, e come mantenerlo vivo dopo che l'attrezzatura descritta è stata aggiornata.
Fissare il glossario prima di qualsiasi traduzione
Il primo risultato non è una pagina tradotta ma un glossario, e deve esistere prima che il traduttore riceva il briefing. Per ogni componente e ogni azione citata nella guida fissa un termine approvato per lingua, registra il termine che non va usato e rimanda a una fotografia del pezzo reale. Anche le parole che non compaiono mai nei testi commerciali hanno il loro posto: il punto di ancoraggio, l'anello di regolazione, l'asola della fettuccia, il tappo terminale, il perno di bloccaggio. Sono le parole che i traduttori indovinano, e sono quelle ipotesi che il lettore nota per prime.
Il motivo per cominciare da qui è aritmetico. Tre traduttori senza glossario producono tre nomi per lo stesso componente, e il lettore conclude che l'insieme copre tre prodotti diversi. Un istruttore che legge una parola nella pagina di montaggio e un'altra nella pagina di sicurezza non pensa a un sinonimo: pensa a un altro pezzo e smette di fidarsi del documento. Conviene costruire il glossario come tabella di lavoro e non come appendice in PDF: una riga per concetto, il termine di partenza in inglese, il termine approvato in ciascuna lingua, una colonna delle varianti vietate, un riferimento di codice pezzo e un riferimento all'immagine. Ogni modifica va datata. Quando l'ufficio tecnico rinomina un componente, cambia prima il glossario e le guide lo seguono.
Separare l'immagine dal testo
L'errore più costoso nei materiali multilingue è il testo incorporato nell'illustrazione. Se le didascalie dei passaggi, le etichette dei richiami e la nota di sicurezza fanno parte del disegno, ogni cambio di lingua diventa un rifacimento, ogni rifacimento un ciclo di approvazione, e le sei versioni divergono nel giro di un anno perché nessuno le riesporta tutte insieme.
Lavorate su due livelli. Il livello immagine porta il disegno al tratto, i richiami numerati e le frecce di direzione, senza parole tranne le cifre. Il livello testo porta i passaggi e le didascalie in un file separato, collegato agli stessi identificativi di passo usati nel disegno. I numeri al posto delle parole permettono anche al traduttore di lavorare senza vedere l'immagine, il che allarga la cerchia di persone competenti e accorcia il ciclo di revisione. Disegnate le frecce di direzione come oggetti separati, così un mercato che legge da destra a sinistra può invertire l'impaginazione senza invertire la mano verso cui punta la freccia.
Unità, abitudini di conteggio e convenzioni destra-sinistra
Le unità sono il punto in cui una traduzione corretta produce comunque un'istruzione sbagliata. Un carico espresso in chilogrammi non dice nulla a un lettore che ragiona in libbre. Decidete per mercato se convertire, mostrare entrambe le cifre o tenere il valore metrico con un confronto familiare. Mostrare entrambe è la scelta più sicura in una prima edizione, purché il valore convertito sia arrotondato a un passo ragionevole e non portato a due decimali, che suona come falsa precisione.
Le abitudini di conteggio provocano errori più silenziosi. Ripetizioni, serie, un conteggio per lato e un conteggio totale sono quattro cose diverse, e un mercato può usare la stessa parola per due di esse. Scrivete l'unità dentro la frase: ripetizioni per lato, secondi mantenuti, serie completate. Nelle date scrivete il mese per esteso o usate ovunque un formato inequivocabile.
Destra e sinistra meritano una regola propria. L'istruzione di impugnare la maniglia con la mano sinistra è corretta solo rispetto al corpo del lettore, e diventa sbagliata quando il disegno è specchiato per un'impaginazione da destra a sinistra, o quando il lettore è di fronte a un compagno e non a uno specchio. Indicate il punto di riferimento nella didascalia e tenete le frecce delle mani separate dal disegno al tratto, così da poterle correggere senza toccare l'illustrazione.
I nomi locali dell'attrezzatura
I nomi dell'attrezzatura viaggiano male. Il nome sul disegno di fabbrica, quello nel catalogo del distributore e quello che un istruttore usa in studio sono spesso tre parole diverse, e solo la terza viene riconosciuta dal lettore. Prima di iniziare la traduzione, chiedete a ogni distributore il termine usato dal suo personale e una fotografia del pezzo, se la versione che tiene a magazzino è diversa.
L'uso generico di un marchio è una trappola in entrambe le direzioni. In alcuni mercati un nome di prodotto noto è diventato la parola comune della categoria, e evitarlo fa sembrare il testo straniero; in altri la stessa parola è un marchio registrato e non può comparire in una guida che non riguarda quel marchio. Il glossario ha bisogno di una nota per mercato invece di una regola globale. Quando il termine locale è incerto, la parola locale seguita da una fotografia del pezzo permette al lettore di sciogliere il dubbio senza lasciare la pagina.
Accettare una traduzione: retrotraduzione e lettura con un istruttore
Una traduzione si accetta con prove, non con l'assicurazione del traduttore. Due controlli fanno quasi tutto il lavoro.
Il primo è una retrotraduzione su un campione. Un secondo traduttore, che non ha visto l'originale, riporta in inglese un sottoinsieme definito di passaggi. Il revisore confronta il senso e non lo stile, e cerca scostamenti: un'istruzione di sicurezza diventata un suggerimento, una quantità che ha perso l'unità, un ordine dei passaggi cambiato in silenzio. Conviene campionare i passaggi a rischio più alto e non una scelta casuale, perché un campione casuale per lo più conferma che i paragrafi facili sono facili. Montaggio, tensionamento, ancoraggio e ogni avvertenza meritano una retrotraduzione completa in tutte le lingue.
Il secondo è una lettura con un istruttore nel mercato. Consegnate al formatore la scheda localizzata, senza versione inglese e senza accesso all'autore, e chiedetegli di montare ed eseguire un passaggio basandosi solo sulla pagina. Osservate dove si ferma. Una sosta è o un'immagine mancante o una frase grammaticalmente corretta e operativamente confusa, e il secondo caso è invisibile a ogni controllo tranne questo. Annotate le soste, correggete le cinque peggiori e ripetete la lettura con un altro formatore.
Le convenzioni di scrittura conviene chiuderle nello stesso momento. L'attività di internazionalizzazione del W3C elenca le domande da risolvere prima di scrivere un documento e non dopo averlo tradotto: dichiarazione della lingua, direzione del testo, codifica dei caratteri e marcatura dei formati specifici di ogni contesto locale. La maggior parte di queste decisioni non costa nulla all'inizio ed è costosa da invertire quando esistono già sei versioni.
Ritirare i disegni vecchi dopo un aggiornamento
Ogni pagina ha bisogno di un'identità di versione che il lettore possa citare: un codice documento, una lettera di revisione e una data, nello stesso angolo su ogni pagina e ripetuti nel nome del file. Una nota in copertina deve dire in una riga che cosa la revisione sostituisce, così un distributore che tiene l'insieme precedente capisce subito se la copia nella sua cartella è aggiornata.
Tenete un registro che colleghi ogni revisione del prodotto alla revisione del documento che la descrive. Quando un componente cambia forma, il disegno di quel componente va ritirato anche se il testo intorno resta esatto, perché il lettore si fida dell'immagine più che del paragrafo. Ritirare significa tre azioni: togliere il file dalla cartella condivisa, sostituirlo con una nota che indica la versione in vigore e avvisare per iscritto i distributori su quali copie stampate non vanno più usate. Le copie stampate sono quelle che tutti dimenticano e quelle che restano per anni sulla parete di uno studio.
Una cartella di archivio, in sola lettura ed etichettata per revisione, tiene i disegni vecchi a disposizione per le discussioni sulla garanzia senza lasciarli dove qualcuno potrebbe stamparli per errore. La prova è semplice: consegnate la cartella a una persona appena assunta e chiedete quale scheda è in vigore. Se la risposta richiede più di un minuto, la nomenclatura non sta facendo il suo lavoro.
Trattate l'insieme di formazione come un bene mantenuto e non come un file prodotto per un lancio. Questo cambia ciò che chiedete all'inizio: un glossario con un responsabile, immagini su livelli, uno schema di codici di passo, un registro delle versioni e una persona designata presso ogni distributore che confermi i termini locali e firmi la lettura. Un insieme costruito così accoglie una settima lingua senza rifacimento. Gli acquirenti che vogliono produrre la guida insieme a un programma a marchio privato possono parlarne nella pagina di personalizzazione, vedere la gamma descritta nella pagina iniziale e verificare come sono controllati i documenti nel profilo aziendale. Note precedenti su imballaggio e gestione post-vendita si trovano nell'archivio del blog, e un distributore che vuole rivedere una bozza nella propria lingua può inviare le pagine annotate dalla pagina dei contatti.
Domande frequenti
Quante lingue conviene pubblicare insieme?
Pubblicate le lingue che la rete di distribuzione riesce davvero a seguire e trattate le altre come un'aggiunta programmata, non come una promessa. Un insieme in due lingue con glossario funzionante e registro delle versioni si amplia con meno sforzo di un insieme in sei lingue senza terminologia condivisa, perché il primo accoglie un nuovo mercato senza ridisegnare le tavole.
Chi deve essere responsabile del glossario?
Una persona designata presso il fornitore, con un referente designato presso ogni distributore. Il responsabile approva aggiunte e modifiche e le data; il distributore conferma il termine locale e la fotografia del pezzo. Senza un unico responsabile il glossario diventa un elenco di suggerimenti e i traduttori tornano a indovinare.
La traduzione automatica è accettabile per la prima bozza?
Come bozza grezza per la revisione interna fa risparmiare tempo sui paragrafi descrittivi semplici. Non va usata per note di sicurezza, sequenze di montaggio o qualsiasi testo che nomini un componente, perché sono proprio i passaggi in cui una frase fluente ma sbagliata passa inosservata. Trattate ogni output automatico come bozza non revisionata e sottoponetela allo stesso controllo di retrotraduzione.
Che cosa si fa quando il prodotto viene aggiornato ma la guida resta esatta?
Riemettete il documento con una nuova lettera di revisione e una nota che conferma che il testo è invariato e i disegni sono aggiornati. Il problema è il silenzio, non la modifica: un distributore che non riesce a capire se una scheda è stata confrontata con la nuova versione presumerà di no e smetterà di usarla.